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정보지식 성공적인 이메일 쓰기 방법
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짧게 쓰되 상대가 분명하게 이해할 수 있게끔 쉬운 말로 작성해야 한다. 전문용어나 어려운 한자어를 사용하면 그만큼 이해하는 사람이 적어지므로 가능하면 누구나 알아들을 수 있는 쉬운 말로 써야 한다. 간결하면서도 쉬운 말로 작성된 것이 가장 효율적인 e메일이다. (308p)
배상복 지음 '글쓰기 정석 - 일반인을 위한' 중에서 (경향미디어)
이메일이 커뮤니케이션의 주요 수단으로 자리를 잡았습니다. 고객이나 거래처, 사내 동료와의 전화나 대면미팅의 상당부분을 이메일이 대신하고 있습니다. 성공적인 직장생활을 위해 이메일을 잘 쓰는 것이 매우 중요해진 시대입니다.
이메일이 편하고 빠르게 전달되며 비용도 들지 않는 장점이 있지만, 자칫하면 읽히지 않고 쓰레기통으로 직행하기도 쉬운 단점도 있습니다. 전달사고가 발생하기도 하지요. 저자가 이런 단점을 극복할 수 있는 '성공하는 이메일 쓰기' 전략을 정리했더군요.
* 내용을 짐작할 수 있는 제목을 달아라
* 간결하고 쉽게 써라
* 가급적 자료를 첨부하지 마라
* 통신언어나 속어는 쓰지 마라
* 메일 주소를 철저하게 확인하라
* 제목에 본인의 이름이나 신분을 밝히는 등의 방법으로 스팸메일로 취급받지 않도록 하라
이메일 글쓰기도 일반 글쓰기와 마찬가지로 쉽고 간결하게 쓰는 것이 가장 중요합니다. 어려운 단어를 남발하지 않고 문장이 길어지면 짧게 끊어 쓰는 것이 좋겠지요.
그리고 '제목으로 승부한다'는 생각을 해야 합니다. 상대가 메일 제목만으로도 어떤 내용일지 짐작할 수 있게 해줘야 합니다. 제목으로 메일의 중요성도 강조해야 합니다. 그래야 스팸메일로 간주되지 않을 수 있습니다.
자료를 첨부하는 것는 가급적 피하는 것이 좋습니다. 저는 직원들에게 자료를 파일로 첨부하지 말고, 꼭 필요할 경우 메일 뒤에 붙여주라고 말합니다. 첨부파일을 열려면 클릭을 몇번 더해야하고, 그래서 사람들이 첨부파일을 보지 않을 확률이 크기 때문입니다.
편리하고 비용도 들지 않는 이메일. 어떻게 하면 이메일이라는 커뮤니케이션 수단을 잘 활용해서 나의 업무능력과 경쟁력을 높일지 고민해보면 좋겠습니다.
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