이메일을 효과적으로 활용하는 방법 > 지식정보

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(예병일의 경제노트, 2006.12.4)

1. 이메일은 되도록 짧게 쓴다.
2. 한눈에, 한 화면에 핵심 내용을 보기 쉽게 쓴다.
3. 순수하게 긍정적인 피드백을 제외하고, 상대방을 감정적으로 자극할 내용은 결코 보내지 않는다.
4. 감정적 문제는 반드시 전화로 논의한다. 이메일은 전화할 시간과 논의할 주제를 정하는 데만 사용한다.
5. 우연히 4번을 어길 경우, 즉각 전화해서 사과하고 전화로 논의한다.

데이비드 록의 '고요한 리더십' 중에서 (랜덤하우스코리아, 128p)

하루에 몇통의 이메일을 받고 계십니까.
많은 현대인들처럼 저도 상당히 많은 수의 이메일을 받고 있고, 또 보냅니다.
전화나 미팅과는 다른 장점을 갖고 있는 이메일. 이것을 제대로 활용하면 업무의 효율성을 크게 높일 수 있습니다.
하지만 잘못 사용하면 생각치도 못한 '부작용'에 마음 고생을 할 수도 있지요.

저자가 제시한 이메일 활용법을 토대로 "나는 이메일을 제대로 활용하고 있가"를 점검해보는 것도 좋겠습니다.

이메일도 '글쓰기'의 한 종류입니다. 제가 경제노트에서 몇번 말씀드린대로, 글쓰기에서 가장 중요한 것은 '짧고 쉽게' 입니다.
이메일도 가능한 한 짧고 쉽게 쓰는 것이 좋습니다. 문장이 길어지면 끊어서 두 문장으로 만들고, 내용은 중학교 1학년생이면 이해할 수 있을 정도로 쉽게 써야 합니다. 그래야 나의 의사가 명확히 전달될 수 있습니다.
더구나 사람에 따라 매일 수십통, 많은 경우는 100통도 넘게 받는 이메일의 '홍수' 시대에서, 길고 어려운 이메일은 아예 '휴지통'으로 버려질 가능성이 많습니다.

그리고 이메일은 가급적 '비 감정적인 용도'로 사용하는 것이 좋겠습니다. 얼굴을 보며 대화하는 것이나 전화로 목소리를 들으며 이야기하는 것과 달리, 이메일은 텍스트로만 커뮤니케이션을 하는 것입니다. 이 경우 나의 의도와는 달리 감정적인 '오해'를 만들어 큰 부작용을 낳을 가능성이 상존합니다. 감정이 개입되는 문제는 이메일이 아닌 전화나 미팅을 통해 논의하는 것이 바람직합니다.

현대의 '이기'인 이메일. '짧고 쉽게, 그리고 비 감정적인 용도로' 잘 사용하면 우리에게 많은 성과를 가져다줄 수 있습니다.